认可一份月桂叶样品，并不等于完整定义了一笔批发订单。有效的确认记录应把实际检查的样品、书面产品规格和拟交付批次联系起来。以下流程是一份采购工作建议，帮助采购与质量团队依据相同要求评估同一产品。
1. 索样前先明确产品
整叶、碎叶和粉末应分别确定要求。用途是零售分装、食品生产，还是后续加工？明确数量、包装、交付地点和预期用途。不要只写含义模糊的“优质”，而应列出需要评估的具体特征。询价和索样时使用同一版本的产品规格，避免双方依据不同要求讨论同一订单。
2. 确认样品代表哪个批次
CBI建议提供具有代表性的产品样品。向供应商索取样品编号、取样日期、批次关联及选择方式。如果样品只是尚未生产订单的参考，应单独注明。几片精选叶子的照片不应成为整批货物的验收记录。对于没有标签的样品，先核实身份，再进行评价。
3. 在检查前约定验收标准
确定外观、叶片完整度、异物、气味和包装的评估方法。需要数值限度时，应结合产品形态、买方规格和专业评估共同约定，不要给所有月桂产品套用同一个限度。采购与质量负责人应在同一表单中记录接受、拒绝或进一步检查的决定及理由。样品认可与价格、交货条件的接受应分开记录。
4. 将分析报告与产品匹配
检查所要求报告中的产品和批次身份、日期、方法以及实际检测的项目。匹配信息缺失时，向供应商核实。不要把外观或气味评价登记为食品安全批准，也不要把一个检测结果推广到未检测的特征。所需分析范围应由买方质量团队确定。本文不为任何具体批次出具合格证明。
5. 保留认可的适用范围
将已接受样品编号、规格版本、批准人和日期纳入订单档案。如双方留存参考样品，应事先约定密封、标签、储存条件和期限。产品形态、包装或来源批次发生变化时，不应默认原认可继续有效。记录变化并重新评估，让后续人员能够明确看到此次决定适用于什么。
6. 在到货时完成核对
将到货批次编号、数量、包装状态和文件与订单记录逐项比较。如有差异，按自身验收程序隔离受影响货物，并携照片、日期和批次信息联系供应商。例如，认可的是参考样品S-01，到货却标为B-02，应先确认二者关系。以上为示例编号。新的询价中同时提供产品形态、用途、数量、包装、目的地及样品要求，可以使沟通更具体。