Toptan defne alımında numuneyi beğenmek, siparişi tanımlamaya yetmez. Kullanışlı bir onay kaydı, incelenen numuneyi yazılı ürün şartnamesine ve teslim edilecek partiye bağlar. Aşağıdaki akış, satın alma ile kalite ekibinin aynı ürünü değerlendirmesi için hazırlanmış bir çalışma önerisidir.
1. Numune istemeden önce ürünü tanımlayın
Bütün yaprak, kırık yaprak ve öğütülmüş ürün için beklentileri ayrı yazın. Amaç perakende paketleme mi, yemek üretimi mi, başka bir işleme adımı mı? Talep edilen miktar, ambalaj, teslim yeri ve hedef kullanım belli olsun. “Birinci kalite” gibi tek başına yoruma açık ifadeler yerine değerlendirilecek özellikleri listeleyin. Teklif ile numune talebinde aynı şartname sürümünü kullanın.
2. Numune hangi partiyi temsil ediyor?
CBI, ürün örneklerinin temsil edici olmasını önerir. Numune kodunu, alındığı tarihi, parti bağlantısını ve nasıl seçildiğini tedarikçiden isteyin. Örnek henüz üretilecek sipariş için yalnızca referanssa bunu açıkça kaydedin. Birkaç seçilmiş yaprağın fotoğrafı, sevkiyatın tamamına ait kabul kaydı yerine geçmesin. Etiketsiz gelen örneği değerlendirmeden önce kimliğini netleştirin.
3. Kabul ölçütlerini incelemeden önce yazın
Görünüm, yaprak bütünlüğü, yabancı madde, koku ve ambalaj gibi başlıklar için hangi yöntemin kullanılacağını belirleyin. Sayısal sınırlar gerekiyorsa ürün biçimi, alıcının şartnamesi ve ilgili uzman değerlendirmesiyle kararlaştırın; tüm defne ürünlerine tek bir sınır uygulamayın. Satın alma ve kalite sorumlusu, kabul, ret veya ek inceleme kararını aynı formda gerekçelendirsin. Numune onayı ile fiyat ve teslim koşullarının kabulünü ayrı alanlarda tutun.
4. Analiz belgesini doğru ürünle eşleştirin
Talep edilen analiz raporunda ürün ve parti kimliğini, tarihini, yöntemi ve gerçekten ölçülen parametreleri kontrol edin. Eksik eşleşmeyi tedarikçiye sorun. Görsel veya koku değerlendirmesini gıda güvenliği onayı diye kaydetmeyin; bir analiz sonucunu da ölçmediği özelliklere genellemeyin. Gerekli analiz kapsamını alıcının kalite ekibi belirlesin. Bu yazı belirli bir partiye uygunluk belgesi vermez.
5. Onayın sınırını koruyun
Kabul edilen numunenin kodunu, şartname sürümünü, onaylayan kişiyi ve tarihi sipariş dosyasına ekleyin. Taraflar referans örnek saklayacaksa kapatma, etiketleme, saklama koşulları ve süreyi önceden kararlaştırsın. Ürün biçimi, ambalaj veya kaynak parti değiştiğinde eski onayın hâlâ geçerli olduğunu varsaymayın; değişikliği kayda alıp yeniden değerlendirin.
6. Teslimatta kararı kapatın
Gelen ürünün parti kodu, miktarı, ambalaj durumu ve belgelerini sipariş kaydıyla karşılaştırın. Uyuşmazlık varsa ilgili ürünü kendi kabul prosedürünüze göre ayırın; fotoğraf, tarih ve parti bilgisiyle tedarikçiye bildirin. Örneğin S-01 referansı beğenilmiş, teslimat B-02 koduyla gelmişse önce aralarındaki bağlantıyı doğrulayın. Bunlar örnek kodlardır. Yeni teklif talebinize ürün biçimi, kullanım, miktar, ambalaj, teslim yeri ve numune beklentinizi birlikte eklemek görüşmeyi somutlaştırır.